BRINDISI : PRIMA APPLICAZIONE AI PER LE PEC DEGLI AVVOCATI

La PEC è digitale, la sua gestione ancora no: negli studi legali lettura, allegati, documenti, classificazione e scadenze richiedono ancora numerose operazioni manuali. PECTASK AI utilizza l’intelligenza artificiale per automatizzarle.

 La PEC ha digitalizzato le comunicazioni degli avvocati, ma non ha eliminato il lavoro necessario per gestirle. Ogni volta che arriva una comunicazione, qualcuno nello studio deve aprirla, leggerla, esaminare gli allegati, gestire eventuali file firmati digitalmente in formato .p7m, capire a quale pratica si riferiscono, individuare le informazioni rilevanti, archiviare correttamente i documenti e verificare se dalla comunicazione derivino attività o scadenze. Si tratta di operazioni ripetitive che sottraggono tempo al lavoro professionale e che, nonostante la progressiva digitalizzazione della giustizia, viene ancora eseguito in larga parte manualmente.
È proprio questo problema che risolve PECTASK AI, un’applicazione sviluppata da una società brindisina che utilizza l’intelligenza artificiale per assistere l’avvocato nella gestione quotidiana delle PEC, sollevandolo dalle attività ripetitive che non implicano decisioni giuridiche e che rappresentano, di fatto, soltanto tempo sottratto all’attività professionale.
Quando arriva una PEC, PECTASK AI ne analizza il contenuto e gli allegati, estrae i documenti contenuti nei file .p7m e li rende utilizzabili, riconosce automaticamente dati quali numero di R.G., parti e autorità giudiziaria, individua il fascicolo al quale la comunicazione deve essere associata e organizza le informazioni rilevanti. Fornisce un quadro riepilogativo completo e la sintesi di tutte le PEC. In particolare converte direttamente i documenti p7m in PDF consentendo una lettura immediata del contenuto degli allegati.
La vera innovazione riguarda anche ciò che avviene successivamente. L’intelligenza artificiale analizza il contenuto della comunicazione e propone le attività e le eventuali scadenze che ne derivano, sottoponendole al controllo del professionista. L’avvocato non deve quindi partire ogni volta dalla lettura e dalla ricostruzione manuale della comunicazione: riceve informazioni già estratte e organizzate sulle quali effettuare la propria verifica.
Il sistema rinomina e organizza i documenti, predispone un report PDF della lavorazione completo degli allegati e, quando il gestionale utilizzato dallo studio è supportato, trasferisce direttamente le informazioni elaborate, evitando un ulteriore inserimento manuale dei dati.
Il vantaggio non riguarda soltanto il tempo risparmiato. Automatizzare questi passaggi significa anche ridurre la frammentazione del lavoro tra PEC, allegati, file .p7m, fascicoli, agenda e gestionale e creare un unico processo nel quale le informazioni vengono lette, interpretate e organizzate prima di essere sottoposte alla verifica dell’avvocato.
PECTASK AI non sostituisce il professionista e non prende autonomamente le decisioni che gli competono. Automatizza il lavoro preparatorio e organizzativo, lasciando all’avvocato il controllo finale delle informazioni, delle attività e delle scadenze proposte.
Particolare attenzione è stata dedicata anche alla riservatezza dei dati trattati. Il sistema è progettato secondo un modello di elaborazione che non prevede la conservazione permanente dei dati utilizzati dall’intelligenza artificiale: i dati dello studio restano nello studio.
L’elemento innovativo è proprio il passaggio dall’AI utilizzata come strumento al quale porre una domanda all’AI che interviene direttamente in un processo di lavoro: riceve documenti, ne comprende il contenuto, estrae le informazioni necessarie e prepara le operazioni successive.
PECTASK AI è stata sviluppata per prima in Italia con questo specifico modello applicato alla gestione operativa delle PEC degli studi legali. Un caso concreto di innovazione sviluppata sul territorio pugliese che risolve un problema quotidiano della professione forense attraverso un utilizzo operativo, e non semplicemente generativo, dell’intelligenza artificiale.
PECTASK AI – by KOGNIT
Una soluzione sviluppata da Cesynt Advanced Solutions S.r.l. – Brindisi
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